Quando organizzi un matrimonio devi prenderti cura degli invitati, soprattutto quelli che vengono da lontano. Per partecipare alla tua festa devono infatti sobbarcarsi un lungo viaggio, che comporta stress e spese.
Garantire un’accoglienza accurata e limitare le loro spese è sicuramente una carineria che apprezzeranno. In questo articolo ti spiego come organizzare un matrimonio con invitati che vengono da lontano, dandoti dei piccoli consigli affinché tutto vada per il meglio.
Preparare una lista di consigli è ben accetto, ma non programmare tutta la loro permanenza. Essere presenti va bene, essere assillanti no! Devi essere per loro una presenza discreta, ma sempre disponibile a prestare aiuto in caso di necessità.
Come organizzare un matrimonio con ospiti da lontano: chi paga la permanenza?
Iniziamo con una questione piuttosto spinosa: chi paga il soggiorno? Il bon ton dice che tocca agli sposi pagare il pernottamento, anche se la tendenza ultimamente sta cambiando. Se ti fai carico delle spese, assicurati comunque di farlo presente negli inviti di matrimonio.
Se invece non hai la possibilità di pagare le spese, indica nell’invito i contatti di alberghi, B&B ed hotel con un buon rapporto qualità/prezzo. L’etichetta impone almeno di fare una telefonata agli invitati, scusandoti e spiegando che non hai la possibilità di pagare l’alloggio.
Qual è la location perfetta?
Non esiste la location perfetta, ma va scelta a seconda delle circostanze. Se ad esempio gli invitati che vengono da fuori sono pochi, puoi ospitarli anche a casa tua. Nel caso in cui sono un discreto gruppetto, puoi optare per un agriturismo. Se hai notevoli mezzi economici e vuoi fare bella figura, nessuno ti vieta di prenotare un albergo a 5 stelle.
Assicurati che la location garantisca comunque ospitalità e che sia pulita e ben fornita dei principali servizi. Sarebbe preferibile scegliere una struttura non lontana dal luogo del ricevimento, permettendo così agli ospiti di non doversi imbarcare in lunghi viaggi chilometrici.
Come organizzare un matrimonio con invitati che vengono da lontano: quando prenotare la location?
Se hai deciso di occuparti personalmente della sistemazione dei tuoi invitati, prenota la struttura con almeno 6 mesi di anticipo, o un anno se si tratta di ospiti stranieri. Chiedi ovviamente prima agli ospiti la conferma della partecipazione altrimenti pagherai il soggiorno a vuoto, una cosa sicuramente da evitare considerando le grandi spese che porta in dote un matrimonio.
Cortesie per gli ospiti
Per accogliere nel migliore dei modi i tuoi ospiti che vengono da lontano, ti suggerisco di fornire loro una serie di servizi utili ed apprezzati.
Nell’invito di nozze inserisci tutte le informazioni per raggiungere la chiesa e la location, come geolocalizzazione, indirizzo, strade e autostrade da prendere ecc.
Chiedi alla struttura che li ospita di preparare un aperitivo di benvenuto, affinché possano ristorarsi adeguatamente dopo un lungo viaggio. Anche lasciare nella stanza una “welcome bag”, contenente beni di prima necessità, dolcetti e piccoli regalini, è sicuramente un bel gesto.
Se i tuoi ospiti vengono da molto lontano è probabile che si intratterranno per almeno 4-5 giorni. Assicurati quindi di indicare una serie di attività programmate o di attrazioni turistiche nelle vicinanze da visitare.
Gli ospiti che vengono da lontano potrebbero non essere motorizzati, in tal caso devi occuparti anche degli spostamenti almeno nel giorno del matrimonio. Se si tratta di un bel gruppo, ti consiglio di prenotare un mini-bus. Se invece sono poche persone, puoi optare per un tradizionale taxi.
Tra gli invitati possono esserci zii e parenti che vivono in Europa, negli Stati Uniti o in qualche paese lontano e che probabilmente non parlano l’italiano. Sarebbe quindi utile dotarli di un interprete che possa seguirli e renderli partecipi durante la cerimonia.
Passa del tempo con gli ospiti che vengono da lontano
Nel trambusto del matrimonio rischi di non passare neanche un minuto con gli ospiti che vengono da lontano, non certo il massimo per quanto riguarda il bon ton. Sarebbe una caduta di stile, poiché hanno fatto tanti chilometri per partecipare alla tua festa.
Cerca quindi di organizzare una cena, un pranzo o comunque un incontro con gli ospiti “forestieri” prima o dopo la cerimonia.
La scelta va fatta in base alla loro permanenza. Se partono subito dopo le nozze, cerca di incontrarli prima. Se invece prolungano il soggiorno per un po’ di tempo dopo la cerimonia e non hai intenzione di partire nell’immediato per il viaggio di nozze, puoi incontrarli con più calma successivamente.
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